En leverantörsfaktura är en faktura som en kund mottar från en leverantör. En kundfaktura, å andra sidan, är en faktura som ett företag skickar till sin kund. Så en och samma faktura är för leverantören en kundfaktura medan den för kunden är en leverantörsfaktura.
I den här artikeln beskriver vi hur du bokför leverantörsfakturor och vad det finns att vinna på att automatisera företagets hantering av leverantörsfakturor.
Så bokför du en leverantörsfaktura
Du tar emot en leverantörsfaktura
Så här ska du bokföra när du får en faktura. Det datum du kan välja är antingen den dag du får fakturan (ankomststämpling) eller den dag fakturan är utställd. Ofta är skillnaden bara några dagar, så det spelar inte så stor roll vilken metod du väljer.
| DEBET | KREDIT | ||
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
| 4000 | 4 000 | 2440 | 5 000 |
| 2640 | 1 000 | ||
Du får en leverantörsfaktura på 5 000 kr för ett inköp och bokar upp den som en leverantörsskuld [2440]. Kostnaden för inköpet bokförs, i det här fallet ett materialinköp, [4000], och momsen lyfts [2640].
Du betalar leverantörsfakturan
På bokföringsordern anger du vilken faktura du har betalat, belopp och hur du har betalat. Som underlag för betalningen har du kontoutdraget från banken, plusgirot eller kontantkvitto. Har du dessutom en separat reskontra måste du anteckna datum för betalning även där så att du inte av misstag dubbelbetalar fakturan.
| DEBET | KREDIT | ||
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
| 2440 | 5 000 | 1930 | 5 000 |
Du betalar fakturan [2440] via företagskontot [1930].
Bokföra dröjsmålsränta på leverantörsfaktura
| DEBET | KREDIT | ||
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
| 8422 | 370 | 1920 | 370 |
Du har betalat en faktura från en leverantör för sent och har därför fått en faktura på dröjsmålsräntan (räntefaktura). Dröjsmålsräntan [8422] betalas via plusgirot [1920].
Skilj mellan räntekostnader för leverantörsskulder och andra räntekostnader. Använd därför ett särskilt konto [8422] för räntekostnader för leverantörsskulder.
Automatiserad hantering av företagets leverantörsfakturor
Om ditt företag hanterar mer än ett fåtal leverantörsfakturor och kvitton varje månad tjänar du mycket på att automatisera flödet. Dels för att det förenklar ditt administrativa arbete och är extremt tidsbesparande, dels för att det innebär ökad kvalitet i form av färre fel.
Det går till så att leverantörsfakturan eller kvittot tas emot digitalt för att sedan automatiskt tolkas och bokföras. Du, eller din redovisningsbyrå om du anlitar en sådan, godkänner eller ändrar konteringen och därefter går fakturan vidare för attest (godkännande). Med en bankkoppling kan du även betala fakturan i samband med attest på webben eller i mobilen.
